Urist-arbat.ru

Юрист на Арбате
0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Сроки хранения приказов по личному составу

При текущей работе на предприятии необходимо правильно организовать работу с распорядительными документами. Для того, чтобы это сделать, нужно разобраться, как именно надо их классифицировать. Правила должны удовлетворять следующим требованиям:

  1. Они должны быть удобны для проведения текущей деятельности.
  2. Принципы классификации не должны противоречить тем, которые будут использоваться при дальнейшем архивном хранении.

На протяжении лет в этом вопросе сложилась определённая практика. Их принято разделять на 2 основные части:

  • относящиеся к основной деятельности;
  • личный состав предприятия.

В нём указаны следующие категории хранения:

  1. Основная часть деятельности фирмы.
  2. Те документы, на основании которых выполняется работа с личным составом.
  3. Хозяйственные и административные вопросы.

Кроме того, упоминается ещё одна категория. Речь идёт о тех, которые присылаются для сведения. В этом случае предусмотрено, что срок их хранения истекает после того, как они перестанут быть нужны.

Указанная классификация используется в качестве основы при работе.

Нормативная база

Государственная дума приняла во втором чтении законопроект №759112-7 с поправками к КоАП РФ об ужесточении санкций за неправильное хранение архивной документации. Автором инициативы выступил Госсовет Республики Татарстан. Штрафы вырастут для должностных и юридических лиц.

Сейчас нормами статьи 13.20 КоАП РФ предусмотрена административная ответственность за нарушение правил:

  • хранения;
  • комплектования;
  • учета;
  • использования архивных документов.

Наказанием за подобное нарушение является предупреждение либо штраф для должностных лиц в размере от 300 до 500 рублей. Для организаций ответственность за это не предусмотрена.

Законодатели предлагают сохранить предупреждение для должностных лиц за первое нарушение, а размер штрафа увеличить:

  • для должностных лиц — от 3000 до 5000 рублей;
  • для юридических лиц — от 5000 до 10 000 рублей.

Новые нормы начнут действовать спустя 10 дней после официального опубликования принятых и подписанных президентом поправок к КоАП, то есть еще в этом году.

Срок хранения приказов и заявлений по отпускам

Перечень, установленный приказом Росархива № 236, относит «отпускные» документы к документации по личному составу, хранящейся 5 лет (ст. 434). Однако есть ряд нюансов:

  • «Отпускные» документы хранят 5 лет, если они не включаются в состав личных дел сотрудников. Если же организация установила в правилах документооборота, что приказы и заявления на отпуск включены в личное дело, то хранят такие бумаги либо 50 лет, либо 75 лет — в зависимости от того, созданы они позже или раньше 2003 года (ст. 445 приказа № 236).
  • Исключение по срокам хранения приказов на отпуск составляют отпуска работников со специфичными условиями труда (вредными, опасными, тяжелыми), а также по уходу за детьми и отпуска без содержания — тогда приказы и заявления нужно держать в архиве 50 или 75 лет (также в зависимости от года издания).

О нюансах организации архива в компании или у ИП рассказал инспектор по труду Государственной инспекции труда в Нижегородской обл. В.И. Неклюдов. Изучите разъяснения чиновника, получив пробный доступ к справочно-правовой системе К+. Это бесплатно.

Какой срок хранения приказов по личному составу

Отвечая на вопрос, каков срок хранения приказов по личному составу, необходимо ссылаться на ФЗ № 125. Норматив фиксирует, что конкретный период будет зависеть от даты формирования документа.

Читать еще:  Договор безвозмездного пользования оборудованием

Предполагается, что если распоряжение по личному составу было сформировано до 01.01.2003г., то его следует хранить на протяжении, как минимум, 75 лет. В условиях, если приказ был опубликован после 01.01.2003г., то срок хранения составит только 50 лет. Данное положение фиксируется в ст. 22.1 ФЗ № 125.

При этом все документы, находящиеся на хранении в архиве или в соответствующем подразделении компании, должны были своевременно пройти регистрацию. Однако в соответствии с ПП РФ № 771 от 29.07.2015г., наниматели больше не обязаны вести журнал регистрации деловых поездок. Ведение подобного журнала остается в ведомстве управленца. Впрочем, большинство компаний продолжают вести данные регистры (предварительно закрепив соответствующее правило в локальном нормативе), так как они помогают систематизировать информацию относительно документооборота в компании. В дальнейшем, при наличии потребности во взятии бумаг из архива, журнал регистрации также может помочь в поиске.

Таким образом, срок хранения распоряжений по личному составу определяется в соответствии с федеральным и локальным законодательством. Нанимателям необходимо детально изучить нормы законов, а также, при необходимости, внести требуемые нюансы оформления, публикации и хранения документов по личному составу в местные нормативы предприятия.

Кадровые документы

Постоянно нужно хранить такие кадровые документы:

  • приказы и распоряжения по основной деятельности (об утверждении структуры организации, о создании подразделений (филиалов), о вступлении в должность, о возложении на руководителя обязанностей главбуха, о досрочном сложении полномочий, о назначении ответственных, об утверждении и введении в действие локальных нормативных актов);
  • положения или инструкции по обработке персональных данных.

Документы по личному составу нужно хранить 50 (75) лет. Это:

  • трудовые договоры и дополнительные соглашения к ним, включая соглашения о расторжении;
  • личные дела и личные карточки работников;
  • приказы об изменении анкетно-биографических данных;
  • все приказы по личному составу (о приеме на работу, переводе, перемещении, совмещении, совместительстве, увольнении, оплате труда, аттестации, повышении квалификации, присвоении разрядов и званий, поощрении, награждении, отпусках по уходу за ребенком, отпусках без сохранения заработной платы);
  • докладные записки, справки, заявления к приказам по личному составу;
  • все подлинные личные документы (трудовые книжки, дипломы, аттестаты, удостоверения, свидетельства), не востребованные сотрудниками при увольнении;
  • гражданско-правовые договоры с физлицами и акты по ним.

Платежные ведомости и документы к ним, расчетные листы на выдачу заработной платы, пособий, гонораров, материальной помощи и других выплат нужно хранить в течение 6 лет, если работодатель ведет лицевые счета сотрудников. Если не ведет — то 50 (75) лет.

Таблица со сроками:

Срок хранения в 5 лет установлен для таких кадровых документов:

  • табели учета рабочего времени;
  • приказы, распоряжений и прочих документов по административно-хозяйственным вопросам;
  • приказы о предоставлении ежегодных оплачиваемых и учебных отпусков;
  • заявления, списки работников, справки, выписки из протоколов, заключения, переписка и другие документы о выплате пособий, оплате больничных и выдаче матпомощи;
  • разобраться с налогами;
  • сдать билеты;
  • приказы о направлении в командировку.

Срок в 5 лет увеличивается до 50 (75) лет для документов, относящихся к работе во вредных и опасных условиях труда – табелей учета рабочего времени и приказов на командировки.

Читать еще:  Расписка о получении денег за аренду квартиры

Хранить 3 года нужно:

  • документы, связанные с применением дисциплинарных взысканий;
  • графики отпусков;
  • согласия на обработку персональных данных (после того, как истечет срок действия согласия или после отзыва).

Приказом Росархива № 236 пятидесятилетний срок хранения установлен для документов, созданных после 1 января 2003 года. Документы, созданные до 1 января 2003 года, хранятся 75 лет.

Сколько хранить приказ о командировке

На основании приказа Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 можно установить следующие сроки хранения:

  1. Для командировочных бумаг (п. 669) — 5 лет. При этом для долгосрочных зарубежных поездок установлен срок хранения документации 10 лет.
  2. Командировочных удостоверений (п. 668) — 5 лет со дня возвращения из поездки. При этом срок хранения указанных документов, касающихся работников, направленных для работы в районы Крайнего Севера или приравненные к ним местности, установлен в 75 лет.

Исходя из указанного, следует вывод, что однозначного указания на то, сколько должен храниться в компании приказ о направлении в служебную поездку, нет. Но если отнести его к командировочным бумагам, то хранить его следует 5 лет.

При организации хранения документации компания должна придерживаться ГОСТ Р 7.0.8-2013.

По завершении срока хранения приказы на командировки можно уничтожить, соблюдая особый порядок (читайте о порядке уничтожения приказов) и составив специальный акт.

Приказ о направлении в командировку является основным документом, в соответствии с которым происходит направление сотрудника в служебную поездку. В действующем законодательстве не закреплена обязанность по ведению журнала учета указанных бумаг, однако работодатель вправе использовать его для собственного удобства. Срок хранения приказа при этом составляет 5 лет.

Нет документов, нет дела?

Но у этой проблемы есть другие аспекты.

Первичные бухгалтерские документы необходимо представить в налоговый орган при проведении выездной налоговой проверки. Если предприятие не сохранило документы, проверяющие доначисляют налоги на основании подп. 7 п. 1 ст. 31 и п. 7 ст. 166 НК расчетным методом. Расчет производится на основании имеющейся у них информации о налогоплательщике, а также данных об иных аналогичных налогоплательщиках.

Существует мнение, что если документы утеряны в результате кражи или пожара (наводнения и т.п.), то налоговая служба не праве начислить недоимку, а общество и его должностные лица освобождаются от налоговой ответственности.

Это не совсем верно.

Получения справок МВД, МЧС недостаточно для обоснования добросовестности и объективного характера утраты документов. Важным критерием являются и активные действия со стороны фирмы — попытки восстановления утраченных документов.

Нередки случаи, когда у налогоплательщика нет никаких доказательств того, что он пытался восстановить документы. В любом случае, ФНС применит расчетный метод при проведении налоговой проверки, а суды крайне критично оценивают отсутствие попыток восстановления бумаг. В итоге, компании часто проигрывают в суде именно по этой причине.

Интерес к документам юридического лица проявляют также правоохранительные органы. Они могут проводить документальные проверки, а с момента внесения изменений в УПК РФ (Федеральным законом от 22.10.2014 N 308-ФЗ), по результатам проверки, проведенной ГЭБПК, Следственный комитет может возбудить уголовное дело по ст. 199 УК (уклонение от уплаты налогов организации).

Отсутствие документов серьезно затрудняет работу оперативников и следователей, так как без документов невозможно провести экспертизу и установить конкретную величину неуплаченных налогов. Но это не лишает правоохранителей возможности расследовать преступление, если оно было.

Читать еще:  Личная карточка учета выдачи спецодежды бланк

Нумерация приказов по личному составу, образец книги регистрации приказов

Номер приказа содержит его порядковый номер и дополнительные обозначения, если они приняты в организации. При нумерации приказов по учету кадров рекомендуется использовать дополнительные буквенные обозначения «К», «ЛС», «Л/С».

Все приказы должны отражаться в книге регистрации или журнале учета приказов. Только зарегистрированный документ приобретает официальный характер. Так как рекомендуемой формы книга не имеет, ее составляют в произвольном виде.

Вот примерный образец заполнения книги регистрации приказов:

Дата издания приказа

Рег. номер

Фамилия, имя, отчество

Структурное

подразделение

Должность

Краткое содержание приказа

Григорьев Иван Сергеевич

О приеме на работу

В связи декретным отпуском основного работника принят на условиях срочного трудового договора до 27.11.2015

Петрова Олеся Юрьевна

О прекращении трудового договора

Инициатива работника, п. 3 ч. 1 ст. 77 ТК РФ

Куравлев Игорь Михайлович

О переводе на другую работу

Перевод на должность младшего сотрудника

Какие документы можно хранить в личном деле с согласия сотрудника

Отвечая на вопрос, что должно храниться в личном деле сотрудника в 2021 году, стоит упомянуть и медицинские книжки работников, которые некоторые работодатели хранят в ЛД.

Действительно, если должность сотрудника предполагает его контакт с пищевыми продуктами, детьми или же, например, медикаментами – наниматель, согласно действующему законодательству, имеет право потребовать этот документ. Однако, его хранение становится возможным исключительно после получения от работника согласия на обработку его персональных данных.

Это же правило касается и следующих документов:

  • аттестационных листов;
  • дипломов, справок и других бумаг об образовании;
  • справок об отсутствии судимости или её наличии;
  • документов о повышении квалификации;
  • характеристик с образовательных заведений, а также прошлых мест работы.

Напомним также, что трудовые книжки работников необходимо хранить отдельно от остальной кадровой документации. В большинстве фирм для этого используются надёжные сейфы, доступ к которым имеют только кадровики.

Как правильно вести личное дело каждого сотрудника

В любом случае, каждый наниматель должен понимать, что ведение личного дела сотрудника – не разовое, но регулярное занятие. Ведь со временем информация и документы в ЛД должны будут обновляться. Делать это можно лишь заручившись письменным заявлением о согласии от самого работника и вносить какие-либо бумаги, впрочем, как и удалять их из дела – кадровик не имеет права!

При этом, выдача рассматриваемого личного дела может быть осуществлена только по приказу руководителя фирмы. Это же правило распространяется и на самого сотрудника, на которого ЛД заведено. Вместе с этим, каждый сотрудник имеет законное право ознакомиться со своим ЛД в любое удобное для него время, но выносить его из кабинета кадровика – только с разрешения нанимателя.

В том случае, если доступ к папке запрашивает сторонняя организация – её сотрудники должны подать на это официальный запрос, а передача документов станет возможной лишь после получения резолюции работодателя и составления акта в 2 экземплярах.

голоса
Рейтинг статьи
Ссылка на основную публикацию
ВсеИнструменты
Adblock
detector