Urist-arbat.ru

Юрист на Арбате
0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Шаблоны деловых документов

Проектирование документов (библиотеки документов)

Библиотеки документов – это набор объектов (папки, типы документов, документы, справочники и пр.), с помощью которых реализуется бизнес-логика FossDoc. Используя средства страницы «Библиотеки документов» Мастера администрирования FossDoc, вы сможете перейти к любому справочнику или папке пользователя, получить доступ к любому документу.

Работая с библиотеками документов, вы также сможете:

Предоставление доступа для нового пользовательского интерфейса документа в управлении бизнес-документами

Чтобы начать пользоваться новым пользовательским интерфейсом документа в управлении бизнес-документами, необходимо включить функцию Взаимодействие с пользовательским интерфейсом по типу Office для управления бизнес-документами в рабочей области Управление функциями.

Чтобы включить эту функцию для всех юридических лиц, необходимо выполнить следующие действия.

  1. В рабочей области Управление функциями на вкладке Все в списке выберите функцию Взаимодействие с пользовательским интерфейсов по типу Office для управления бизнес-документами.
  2. Чтобы включить выбранный компонент, установите флажок Включить сейчас.
  3. Обновите страницу, чтобы получить доступ к новому компоненту.

Чтобы изменить шаблон документа, необходимо:

Выбрать команду Открытьв менюФайл, а затем найти и открыть шаблон, который требуется изменить.

сли в диалоговом окнеОткрытие документа нет списка шаблонов, выберите значение Шаблон документа в списке Тип файлов.

Нажать кнопку Сохранить.

Внесенные в шаблон изменения не влияют на содержимое существующих документов, основанных на этом шаблоне. Измененные стили обновляются при открытии существующих документов, толь­ко если установлен флажок Автоматически обновлять стили. Чтобы установить этот флажок, перед открытием существующих документов выберите в меню Сервис команду Шаблоны и надстройки.

На основе существующих шаблонов можно создавать различные деловые документы.

Шаблоны документов

Справочник «Шаблоны сообщений»

Справочник содержит перечень шаблонов (рисунок 2.46), которые используются при отправке сообщения контактным и ответственным лицам по электронной почте или SMS (ссылка «Шаблоны сообщений» панели навигации раздела «Администрирование и настройки»).

Рисунок 2.46. Справочник «Шаблоны сообщений»

Редактирование шаблона сообщения производится при помощи панели макросов, причем для каждого вида документов («Обращение», «Событие», «Наряд», «Проблема», «Изменение», «Релиз») существует свой набор макросов (рисунок 2.47).

Шаблон сообщения

Параметры текста и абзаца можно менять с помощью панели инструментов в нижней части формы. С помощью кнопки «Команда редактировать HTML» можно редактировать формат текста сообщения непосредственно в html.

Например, ответственный за обращение может получить по электронной почте сообщение следующего вида (рисунок 2.48).

Читать еще:  Действительно ли мотоциклы так опасны

Рисунок 2.48. Сообщение ответственному за обращение

Рисунок 2.49. Шаблон сообщения «Изменение ответственного по обращению»

Справочник «Шаблоны обращений»

Справочник «Шаблоны обращений» (рисунок 2.50) предназначен для хранения списка шаблонов, по которым формируются обращения. К каждому шаблону можно прикрепить список нарядов, которые будут формироваться вместе с обращением (ссылка «Шаблоны обращений» панели навигации раздела «Управление обращениями»).

Рисунок 2.50. Справочник «Шаблоны обращений»

Справочник «Шаблоны обращений» представляет собой иерархический список имеющихся в системе шаблонов обращений.

Например, шаблон «Замена картриджа» будет использоваться для заполнения документа «Обращение» (рисунок 2.51).

Рисунок 2.51. Пример заполнения шаблона обращения

На вкладке «Общие параметры» заполняются данные о сотруднике или подразделении организации, которые будут назначены ответственными за обращение, выбирается тип обращения, канал связи по обращению, услуга, состав услуги, состояние, конфигурационные единицы, устанавливается приоритет, вносится описание обращения.

Флаг «Доступен потребителю услуг» необходим для регистрации обращений при помощи «Рабочего места регистрации обращений по шаблонам» пользователем с ролью «Потребитель услуг». Подробнее о данном функционале в видео.

На вкладке «Наряды на обслуживание» существует возможность заполнить последовательность нарядов (рисунок 2.52). По данной последовательности будут сформированы документы «Наряд» при создании документа «Обращение» по шаблону.

Подробнее о заполнении последовательности нарядов рассказано в следующем подразделе.

На вкладке «Дополнительные поля» можно выбрать дополнительное поле, которое будет заполняться в документе. Каждый пользователь может установить свой порядок дополнительных полей, который будет сохранен при записи исключительно для данного пользователя.

Рисунок 2.52. Использование последовательности работ в шаблоне обращения

Справочник «Последовательности работ»

Справочник «Последовательности работ» предназначен для хранения списка цепочек взаимосвязанных работ (шаблонов нарядов), по которым могут формироваться наряды (ссылка «Последовательности работ» панели навигации раздела «Управление работами»).

На форме элемента справочника расположены следующие реквизиты (рисунок 2.53):

  • «Код»;
  • «Наименование»;
  • «Группа»;
  • «Состояние ожидания»;
  • «Состояние назначения»;
  • «Состояние завершения».

Рисунок 2.5.3. Форма элемента справочника «Последовательность работ»

Флаг «Последовательное создание нарядов» позволяет формировать все наряды последовательно, по мере завершения ведущих нарядов, входящих в последовательность. Если данный флаг не установлен, все наряды сформируются одновременно, при запуске данной последовательности работ.

«Состояние ожидания» — состояние, которое будет установлено в наряде, пока не будут выполнены все ведущие наряды в последовательности. В качестве значения по умолчанию используется значение одноименной константы (раздел «Администрирование и настройки», ссылка панели навигации «Администрирование», в открывшейся форме — ссылка «Параметры системы/Последовательности работ»).

Читать еще:  Можно ли записать ребенка в загранпаспорт

«Состояние назначения» — состояние, в которое будет переведен наряд при выполнении последнего из ведущих нарядов последовательности. В качестве значения по умолчанию используется значение одноименной константы (раздел «Администрирование и настройки», ссылка панели навигации «Администрирование», в открывшейся форме — ссылка «Параметры системы/Последовательности работ»).

«Состояние завершения» — состояние, переход в которое означает выполнение работ по текущему наряду и инициализирует проверку возможности начать работу следующих нарядов последовательности. В качестве значения по умолчанию используется значение одноименной константы (раздел «Администрирование и настройки», ссылка панели навигации «Администрирование», в открывшейся форме — ссылка «Параметры системы/Последовательности работ»).

Вкладка «Настройки по умолчанию» содержит настройки фильтра отбора шаблонов нарядов (клиент, услуга, состав услуги), которые будут применены при формировании списка нарядов, входящих в последовательность работ.

По нажатию кнопки «Создать шаблон наряда» можно непосредственно создать новый шаблон наряда с тем, чтобы в дальнейшем включить его в последовательность.

В табличной части содержатся реквизиты:

  • «Наряд»;
  • «Ведущие наряды»;
  • «Выполнить все наряды».

«Наряд» — в столбце указываются шаблоны нарядов, которые будут использоваться при создании нарядов по последовательности.

«Ведущие наряды» — список нарядов, от которых зависит текущий наряд. Для выбора доступны наряды, уже выбранные в последовательности. Если для наряда установлен один ведущий наряд, то переход подчиненного наряда в состояние назначения невозможен до выполнения ведущего наряда.

Грамматика

Грамматика в деловых письмах нужна не для того, чтобы показать, какая (какой) Вы образованная (образованный), а для того, чтобы тест легко читался. Придлажения, езабилующие грыматическими ошбками, очин тижало чятать. На предыдущем предложении Вы в этом, вероятно, убедились. Большинство современных текстовых редакторов имеет функцию проверки правописания, пользуйтесь ею. Она, конечно, выловит не все ошибки, да и бог с ним. Те ошибки, которые она не найдет, вероятно, не будут резать глаза и Вашему контрагенту.

Установлены ли сроки для ответа

Срок ответа и его необходимость зависят от характера делового документа, который поступил, например:

  • если бумага носит информационный характер, то допустимо оставить ее без ответа;
  • если речь идет о приглашении, то ответ на него следует направить, срок зависит от даты мероприятия;
  • если поступила претензия, то ответ следует подготовить в обозначенные в ней сроки.
Читать еще:  Особенности организации финансов предприятия

В 2008 году закончила ПГУ по специальности юриспруденция. В 2018 году закончила обучение в ПНИПУ по направлению проектирование городской среды. С 2011 по 2019 год работала юристом в департаменте градостроительства и архитектуры администрации города Перми.

Чего нельзя допускать в деловом письме

Во-первых, независимо от стажа общения с получателем, недопустим фривольный или развязный тон. Но и писем, наполненных распространенными разговорными штампами (как и чрезмерно сухих) тоже следует избегать.

Нежелательны сложные словесные конструкции, которые тяжело воспринимаются читателем. Обилие узкой специальной терминологии тоже не улучшает качество документа.

Информация должна быть полной, достоверной и проверенной. В противном случае ее использование недопустимо. Эмоциональные оценки тоже не нужны.

Документ не должен содержать подчисток, исправлений, зачеркиваний. В нем должны по максимуму отсутствовать сокращения.

Всегда необходимо помнить, что во многих случаях подобные письма носят официальный характер, и в определенных ситуациях могут иметь юридические последствия.

Как проставлять отметки

Изменились правила заверения копий. Первая часть заверяющей надписи осталась прежней. Она состоит из слова «Верно», ФИО, должности и подписи лица, уполномоченного на ее проставление, и даты.

Если копию предстоит передать в другую организацию, необходимо дать ссылку на подлинник. Необходимо написать, в какой организации он находится и в каком деле хранится. Последний обязательный реквизит — печать компании.

Еще одно важное новшество, включенное в правила оформления приказов в делопроизводстве по ГОСТу в 2021 г., — отметка об электронной подписи. Во времена принятия предыдущего стандарта ее еще не использовали. А теперь стоит запомнить состав такой отметки:

  • надпись «Документ подписан электронной подписью»;
  • номер сертификата ключа;
  • ФИО его владельца;
  • срок его действия.

Возможно присутствие герба Российской Федерации, эмблемы органа власти или эмблемы организации.

Сроки ответа

Срок ответа госорганов на запросы регламентируется ФЗ-8 от 09.02.2009 (ред. 28.12.2017). Он составляет:

  • 30 дней со дня регистрации;
  • 45 дней, если для подготовки ответа требуется больше времени.

Необходимо уведомить обратившегося об увеличении срока (с указанием причины отсрочки) в течение 7 дней со дня регистрации запроса (ч. 6 ст. 18 ФЗ-8).

В иных случаях ответ следует дать в соответствии с:

  • с договором;
  • регламентом предоставления госуслуги;
  • локальным нормативным актом конкретной организации.
голоса
Рейтинг статьи
Ссылка на основную публикацию
ВсеИнструменты
Adblock
detector